Refacturare este procesul prin care o firmă transferă anumite cheltuieli către altă entitate, fie la același preț, fie cu adaos comercial. Tratamentul fiscal diferă fundamental în funcție de prezența sau absența adaosului. În acest ghid îți explicăm pas cu pas când aplici structura de comisionar și când devii cumpărător-revânzător, cu toate obligațiile aferente pentru servicii contabilitate.
Diferența între tipurile de refacturare
Când faci refacturare, trebuie să știi exact în ce categorie te încadrezi. Diferența critică stă într-o singură întrebare: percepi mai mult decât ai plătit?
| Criteriu | Refacturare la același preț | Refacturare cu adaos |
|---|---|---|
| Calitate fiscală | Comisionar (intermediar) | Cumpărător-revânzător |
| TVA | Cota serviciului original | TVA colectată pe întreaga valoare |
| Impact profit | Zero (tranzitoriu) | Adaosul = venit impozabil |
| Contabilitate | Conturi de terți (461/401) | Venituri și cheltuieli proprii |
Refacturare la același preț – structura de comisionar
Temeiul legal pentru refacturare de cheltuieli
Conform art. 286 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal, baza de impozitare nu cuprinde sumele achitate de o persoană în numele și în contul alteia, dacă apoi se decontează acesteia.
Normele metodologice precizează că refacturare de cheltuieli există când îndeplinești cumulativ două condiții: urmărești doar recuperarea contravalorii unor achiziții efectuate pe numele tău, dar în contul altei persoane, și nu recuperezi mai mult decât cheltuiala efectuată.
Excepții la refacturare de cheltuieli
Structura de comisionar nu se aplică pentru cheltuieli accesorii precum transport, asigurare sau manipulare. Acestea se includ în baza de impozitare a tranzacției principale. La fel, impozitele și taxele (de exemplu, impozitul pe clădire la închiriere) intră în baza de impozitare.
Refacturare cu adaos comercial – calitatea de revânzător
Când devii cumpărător-revânzător
Art. 271 alin. (2) din Codul fiscal stabilește că o persoană care acționează în nume propriu, dar în contul altuia, se consideră că a primit și a prestat ea însăși serviciile respective.
Normele pct. 8 alin. (6) adaugă un detaliu esențial: simpla emitere a unei facturi în nume propriu către cumpărător te transformă în cumpărător-revânzător din perspectiva TVA.
Pentru o gestionare corectă a acestor operațiuni complexe, colaborarea cu un serviciu de contabilitate online îți asigură conformitatea fiscală.
Exemple practice de refacturare
| Situație | Valoare originală | Facturat client | Tratament |
|---|---|---|---|
| Refacturare simplă | 1.000 lei + TVA | 1.000 lei + TVA | Cont 461/401, fără profit |
| Refacturare cu adaos 10% | 1.000 lei + TVA | 1.100 lei + TVA | Venit 1.100, cheltuială 1.000, profit 100 lei |
În primul caz, înregistrezi operațiunea ca decontare (cont 461 debitor pentru suma de recuperat, cont 401 creditor pentru datoria către furnizor). În al doilea caz, recunoști venit în contul 704 sau 708 și cheltuială în 628 sau cont corespondent.
Întrebări frecvente despre refacturare
Ce cota TVA aplic la refacturare de cheltuieli?
La refacturare de cheltuieli aplici aceeași cotă TVA ca serviciul original. Dacă ai plătit 21% TVA pentru un serviciu, refacturezi tot cu 21%. Structura de comisionar păstrează regimul fiscal al operațiunii inițiale.
Cum contabilizez operațiunea de refacturare?
Depinde de tipul de refacturare. La același preț, folosești conturi de terți (461 pentru creanța de recuperat, 401 pentru obligația către furnizor). Cu adaos, înregistrezi venituri proprii (70x) și cheltuieli (60x), cu impact în rezultatul fiscal.
Pot refactura cheltuielile de transport separat?
Nu în cadrul structurii de comisionar. Cheltuielile accesorii precum transportul, asigurarea și manipularea se includ obligatoriu în baza de impozitare a tranzacției principale. Nu le poți trata ca refacturare separată de cheltuieli.
Ce documente sunt necesare pentru refacturare?
Emite o factură de decontare cu TVA, menționând că reprezintă refacturare de cheltuieli. Păstrează factura originală și documentele justificative care demonstrează că ai achitat în numele și contul celeilalte părți.
Emite facturi corecte de la prima încercare
Evită erorile fiscale și completează facturile conform legislației în vigoare
Concluzie
Refacturare este un instrument util pentru recuperarea cheltuielilor, dar tratamentul fiscal depinde de un singur factor: percepi sau nu mai mult decât ai plătit. La refacturare la același preț, aplici structura de comisionar și operațiunea rămâne neutră fiscal. Dacă adaugi orice marjă, devii cumpărător-revânzător cu obligații complete de impozitare. Alege varianta potrivită și documenteaz-o corect.
Ai întrebări despre refacturare sau alte aspecte ale firmei tale? Specialiștii Dianex îți răspund gratuit pe pagina Răspunsuri de la Specialiști.
Despre autor: Serban Laura
💼 Consultant Fiscal autorizat CCF
👩⚖️ Expert în Legislația Muncii
📊 Peste 15 ani experiență în contabilitate, fiscalitate și consultanță pentru IMM-uri
Specializare în optimizare fiscală și asigurarea conformității cu reglementările fiscale și contabile.
