Conform Ordinului Ministerului Finanțelor Publice (O.M.F.P.) nr. 2634 din 5 noiembrie 2015, utilizarea formularelor specifice pentru deplasări este obligatorie pentru toate entitățile juridice din România și se înregistrează în contabilitatea SRL sau PFA, după caz. Acest ordin detaliază normele pentru utilizarea documentelor financiar-contabile și include un nomenclator al documentelor, cum ar fi formularele pentru deplasări, esențiale pentru contabilitate și gestionarea corectă a cheltuielilor de deplasare.
Tipuri de Formulare pentru Deplasări conform O.M.F.P. nr. 2634/2015
O.M.F.P. nr. 2634/2015 reglementează utilizarea a două formulare principale pentru gestionarea deplasărilor de serviciu:
- Ordin de Deplasare (Delegație) – Cod 14-5-4
- Ordin de Deplasare (Delegație) în Străinătate – Cod 14-5-4/a
Ambele formulare au roluri specifice și sunt importante pentru gestionarea corectă a activităților contabile și a cheltuielilor unei companii.
1. Ordin de Deplasare (Delegație) – Cod 14-5-4
Acest formular este utilizat pentru delegațiile interne și servește mai multor scopuri esențiale:
- Dispoziție de deplasare: Autorizează oficial deplasarea angajatului în interes de serviciu pe teritoriul României, permițându-i să se deplaseze în afara locului de muncă obișnuit.
- Decontarea cheltuielilor: Justifică toate cheltuielile efectuate de angajat în timpul deplasării, inclusiv transportul, cazarea, diurna și alte costuri asociate.
- Stabilirea diferențelor de avans: Ajută la determinarea diferențelor dintre avansul acordat și cheltuielile efectuate, asigurându-se că orice diferență este corect decontată la întoarcerea angajatului.
- Înregistrare contabilă: Funcționează ca document justificativ pentru înregistrările contabile, oferind dovezi concrete ale tranzacțiilor financiare.
Formularul trebuie completat de către persoana delegată înainte de deplasare. În cazul în care cheltuielile depășesc avansul acordat, diferența de plată către casierie se înregistrează printr-o Dispoziție de plată către casierie (cod 14-4-4). Dacă cheltuielile sunt mai mici decât avansul, diferența se returnează la casierie printr-o Dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4).
2. Ordin de Deplasare (Delegație) în Străinătate – Cod 14-5-4/a
Acest formular este dedicat deplasărilor internaționale și este utilizat în principal pentru transporturile internaționale efectuate de conducătorii auto ai unei companii. Scopurile sale includ:
- Dispoziție pentru transport internațional: Instrucțiune oficială pentru conducătorii auto să efectueze transporturi internaționale cu vehiculele companiei, autorizând și monitorizând deplasările internaționale.
- Document de avans în valută: Indică suma de avans în valută acordată pentru cheltuielile necesare deplasării internaționale, care poate fi ridicată de la casierie.
- Justificarea valutei: Permite justificarea utilizării valutei ridicate, fiind folosit pentru a documenta restituirea valutei neutilizate la întoarcerea în țară.
- Înregistrare în Registrul de casă: Utilizat pentru înregistrarea tranzacțiilor în registrul de casă (în valută) și în contabilitate, asigurând gestionarea corectă a resurselor financiare.
Alte Formulare de Decontare pentru Deplasările Externe
Pentru deplasările externe, se folosesc și alte formulare esențiale:
- Decont de Cheltuieli pentru Deplasări Externe (Cod 14-5-5)
- Decont de Cheltuieli Valutare pentru Transporturi Internaționale (Cod 14-5-5/a)
Aceste documente sunt critice pentru gestionarea cheltuielilor în valută și lei, asigurând o decontare corectă și completă a costurilor suportate în timpul deplasărilor internaționale.
Utilizarea Formularelor de Decont de Cheltuieli
Ambele formulare de decontare servesc scopuri importante, precum:
- Decontarea cheltuielilor: Acte justificative pentru cheltuielile efectuate (în valută și lei) în timpul deplasărilor externe, detaliind costurile de transport, cazare, diurnă și alte cheltuieli necesare.
- Stabilirea diferențelor de avans: Determină diferențele de primit sau de restituit, asigurând o gestionare eficientă a resurselor financiare.
- Înregistrare contabilă: Documente justificative pentru înregistrările în registrul de casă (în valută) și în contabilitate, oferind documentația necesară pentru reconcilierea conturilor.
Formularele de decont se completează de persoana care efectuează deplasarea, justificând cheltuielile suportate pe întreaga durată a deplasării. Dacă la decontare cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit se depune la casierie printr-o chitanță pentru operațiuni în valută (cod 14-4-1/a) sau printr-o Dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4), după caz.
Pași pentru Completarea Corectă a unui Ordin de Deplasare
- Datele de Identificare ale Companiei și Angajatului: Introducerea corectă a datelor de identificare ale companiei (cele care se regăsesc în certificatul constatator) și angajatului delegat.
- Scopul Deplasării: Specificarea clară a scopului deplasării, cum ar fi întâlniri de afaceri sau participări la conferințe.
- Perioada și Itinerariul Deplasării: Indicați datele de început și sfârșit, precum și itinerariul detaliat al deplasării.
- Cheltuielile Estimate: Includeți o estimare detaliată a cheltuielilor, cum ar fi transportul, cazarea, diurna și alte costuri.
- Avansul Acordat: Menționați suma de avans acordată și detalii despre metoda de plată.
- Aprobările Necesare: Obțineți aprobările necesare de la administratorul firmei și, dacă este cazul, ștampila. Ordinul de deplasare se va semna de către administratorul firmei.
- Semnătura Angajatului Delegat: Semnătura angajatului pentru validarea termenilor și condițiilor deplasării.
Completarea corectă a unui ordin de deplasare este foarte importantă pentru gestionarea eficientă a proceselor financiare și contabile ale unei companii. Prin respectarea strictă a reglementărilor și menținerea unei documentații corecte, entitățile pot evita erori contabile și menține o bună guvernanță financiară. Urmarea pașilor menționați va asigura un proces de deplasare eficient, contribuind la transparența și integritatea financiară a companiei.