Ghid Înființare Firmă – Explicații, Documente – Actualizat 2026

Administrarea unui business nu este o sarcină ușoară, indiferent dacă vorbim despre o afacere mică, de familie, sau despre una care presupune coordonarea a zeci ori sute de angajați.

Primul pas către administrarea cu succes a unei afaceri este unul esențial și obligatoriu pentru orice antreprenor: înființarea unei firme și obținerea certificatului constatator de autorizare. Procesul prin care ia naștere o firmă nu este întotdeauna simplu, chiar dacă în ultimii ani s-a dezvoltat tot mai mult conceptul de înființare firmă online. Acesta presupune o informare atentă, pregătirea mai multor documente și, nu de puține ori, răbdare și atenție la detalii.

PFA sau SRL. Cum este mai convenabil?

Firma reprezintă forma de organizare legală care îți permite să desfășori activități economice și să plătești impozite și contribuții către bugetul de stat și bugetul asigurărilor sociale. Practic, este cadrul juridic prin care un antreprenor își desfășoară activitatea în relația cu partenerii de afaceri și cu clienții.

Există mai multe tipuri de forme juridice din care poți alege, în funcție de specificul afacerii și de modul de desfășurare a activității. Astfel, poți opta pentru înființarea unui PFA (Persoană Fizică Autorizată), a unei II (Întreprindere Individuală), a unei IF (Întreprindere Familială), a unui SRL (Societate cu Răspundere Limitată), a unui SRL-D (Societate cu Răspundere Limitată – Debutant), a unei SA (Societate pe Acțiuni), precum și a unor ONG-uri, asociații sau fundații.

Cele mai populare forme de organizare sunt PFA-urile și SRL-urile, deoarece oferă un grad ridicat de flexibilitate și pot fi înființate de aproape orice persoană interesată să înceapă o activitate economică.

În primul rând, pentru că este una dintre cele mai accesibile modalități prin care poți obține libertate financiară și îți poți construi o carieră fără limite impuse. De asemenea, o firmă îți oferă posibilitatea de a aduce un plus de valoare societății în care trăiești, prin crearea de locuri de muncă și prin plata taxelor și impozitelor către stat.

Indiferent dacă dorești să înființezi un SRL, un PFA sau o altă entitate juridică, există două opțiuni prin care poți duce la bun sfârșit acest proces:

1. Apelezi la o firmă de consultanță care te sprijină în relația cu instituțiile statului. Aceasta este varianta cea mai comodă, deoarece ai permanent alături un specialist care te îndrumă și se ocupă de depunerea și ridicarea documentelor de la autoritățile competente. Practic, te poți bucura de un proces de înființare SRL online, în care tot ce trebuie să faci este să completezi un formular, să transmiți copiile documentelor solicitate de consultanți, să mergi la bancă pentru depunerea capitalului social și să aștepți eliberarea actelor noii firme.
2. Te ocupi singur de fiecare etapă, cu ajutorul acestui ghid de înființare firmă. Această variantă este mai puțin costisitoare din punct de vedere financiar, însă presupune mai mult timp, efort și o complexitate mai ridicată.

Dacă alegi să te ocupi singur de întregul proces, este important să ai răbdare și să te informezi foarte bine cu privire la toate etapele prezentate în acest ghid de înființare firmă. Spre deosebire de procesul de înființare SRL sau de înființare PFA online, atunci când gestionezi singur procedura va fi necesar să te deplasezi la ONRC și, după caz, la ANAF, să pregătești pe cont propriu Actul Constitutiv și să îți asumi eventualele erori care pot apărea.

Totuși, dacă ești o persoană organizată, poți duce cu succes la bun sfârșit procesul de înființare a firmei și te vei putea bucura de propriul business.

Pașii pe care trebuie să îi urmezi sunt următorii:

Actele de care ai nevoie sunt următoarele:

• Copii după actele de identitate ale asociaților firmei;
• Copii după actele de identitate ale administratorilor firmei;
• O copie după contractul de spațiu în care firma va avea sediul social. Sediul social reprezintă adresa la care noua firmă va primi corespondența oficială. Acesta poate fi stabilit într-un imobil proprietate personală, într-un spațiu închiriat sau la sediul unui avocat. În cazul alegerii sediului la un avocat, trebuie să știi că durata maximă de găzduire este de 12 luni;
• Actul constitutiv;
• După caz, contract de comodat și adeverință de la asociația de proprietari unde este stabilit sediul social;
• Declarații pe propria răspundere ale asociaților și ale administratorilor;

Legislația este într-o continuă schimbare, astfel că lista actelor necesare pentru înființarea unei firme poate suferi modificări. Din acest motiv, este recomandat să verifici informațiile actualizate înainte de a demara întregul proces.

Orice firmă trebuie să aibă o denumire, iar aceasta trebuie înregistrată oficial. Dacă te-ai gândit deja la un nume, este recomandat să pregătești încă două variante. Există întotdeauna riscul ca o denumire să fie deja rezervată, iar pentru a evita deplasări repetate la biroul de rezervări, este bine să ai cel puțin trei opțiuni disponibile.

De asemenea, este indicat să eviți rezervarea unor denumiri foarte asemănătoare cu cele existente, chiar dacă platforma ONRC permite acest lucru. Au existat numeroase situații în care funcționarii ONRC au respins denumiri rezervate online, invocând riscul de confuzie cu alte firme deja înregistrate.

Trebuie să iei o decizie privind locul unde vei primi corespondența oficială. Așa cum am menționat, sediul social poate fi stabilit la domiciliu, într-un spațiu închiriat sau la sediul unui avocat. Acesta va fi locul unde vei primi toate notificările din partea instituțiilor statului, precum și corespondența de la partenerii de afaceri.

Dacă sediul social este stabilit într-un imobil cu mai multe apartamente (bloc) și la acea adresă se desfășoară activități economice, este necesară obținerea acordului asociației de proprietari, chiar și în situația în care la nivelul imobilului nu este constituită oficial o asociație.

De asemenea, pentru sediile stabilite în locuințe unde se desfășoară activități economice, există posibilitatea majorării impozitului pe imobil, conform reglementărilor fiscale în vigoare. Mai multe despre Impozit Sediu Social sau Profesional stabilit la Domiciliu

Acest act este documentul care cuprinde toate informațiile esențiale despre noua firmă: datele de identificare ale asociaților, forma de organizare a societății, denumirea acesteia, sediul social și eventualele sedii secundare, obiectele de activitate, valoarea capitalului social vărsat, numele administratorului, precum și durata mandatului acestuia (determinată sau nedeterminată), printre altele. Actul constitutiv este un document amplu și trebuie redactat cu mare atenție, fără erori.

Printre cele mai importante informații incluse se află stabilirea codurilor CAEN (Clasificarea activităților din economia națională). Codul CAEN definește activitatea sau activitățile pe care firma urmează să le desfășoare și nu este obligatoriu să fie unul singur. Poți alege mai multe coduri CAEN, care îți permit să desfășori mai multe tipuri de activități, în funcție de nevoile afacerii.

În acest ghid de înființare firmă vom prezenta două modele de acte constitutive puse la dispoziție de ONRC.

Actul constitutiv al societăţii cu răspundere limitată – S.R.L. (mai mulți asociați)

Actul constitutiv al societăţii cu răspundere limitată – S.R.L. (model asociat unic)

Orice persoană asociată într-o firmă trebuie să îndeplinească anumite condiții legale pentru a putea înființa o societate. Este important să te informezi în prealabil cu privire la eventualele situații care ți-ar putea interzice acest demers, iar dacă nu există impedimente, va fi necesar să completezi declarații pe propria răspundere prin care confirmi că ești pe deplin îndreptățit să înființezi firma.

Printre declarațiile uzuale se numără:

• Declarația model 2, în baza căreia se obține certificatul constatator de autorizare;
• Declarația de acceptare a funcției de administrator (dacă este cazul);
• Declarația de asociat fondator.

Cu toate actele și informațiile menționate mai sus trebuie să întocmești un dosar pe care să îl depui la ONRC. Dacă documentația este completă și corectă, în câteva zile vei primi actele firmei și vei putea începe activitatea.

Chiar dacă firma este înființată în deplină legalitate, demersurile nu se opresc aici. Mai există o serie de pași necesari pentru a putea desfășura activitatea în mod 100% legal:

• Realizarea ștampilei firmei pentru documentele oficiale. Deși ștampila nu mai este obligatorie, este recomandat să o ai;
• Înregistrarea fiscală la Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), prin depunerea declarației corespunzătoare;
• Deschiderea unui cont curent bancar la una dintre băncile comerciale. De regulă, este indicat ca banca aleasă să fie aceeași cu cea utilizată pentru depunerea capitalului social;
• Abonarea la un program de facturare, necesar pentru emiterea rapidă și corectă a facturilor, documentele prin care vei încasa veniturile;
• Achiziționarea Registrului Unic de Control, fiind necesar câte un registru pentru fiecare sediu al firmei, atât pentru sediul social, cât și pentru punctele de lucru.

Într-un dosar cu șină se vor include următoarele documente:

• Contractul de folosință pentru sediul social – 1 exemplar (în original, dacă este contract de comodat, sau în copie, dacă este contract de închiriere);
• Actele de proprietate ale imobilului în care este stabilit sediul social – 1 exemplar în copie, pe care se va menționa „Conform cu originalul” și se va semna. Dacă există adeverință de la Primărie, aceasta se depune în original;
• Acordul asociației de proprietari – 1 exemplar în original, listat față-verso (dacă la sediu nu se desfășoară activitate, acordul nu este necesar, fiind înlocuit de declarația de la punctul următor);
• Declarație privind lipsa activității la sediul social – 1 exemplar în original;
• Declarație privind lipsa asociației de proprietari (dacă în imobil nu este constituită o asociație de proprietari sau locatari) – 1 exemplar în original;
• Cererea de înregistrare – 1 exemplar în original;
• Declarația de autorizare – 1 exemplar în original și 4 exemplare în copie;
• Anexa 1 – vector fiscal – 1 exemplar în original;
• Copie a actelor de identitate ale asociaților – 1 exemplar (cu mențiunea „Conform cu originalul” și semnătura);
• Dovada rezervării denumirii firmei – 1 exemplar în copie a formularului electronic transmis sau în original, dacă rezervarea a fost efectuată la ghișeul Registrului Comerțului.

Cu siguranță ai deja o idee care ți se pare perfectă și, imediat după ce primești actele noii tale firme, vrei să începi activitatea. Nimeni nu te împiedică să faci acest lucru, însă înainte de a desfășura efectiv activitatea este important să pui la punct câteva aspecte esențiale, prezentate anterior în acest ghid de înființare firmă, dar și următoarele:

• Fii mereu la curent cu legislația specifică domeniului în care activezi. Este recomandat să ai surse sigure de informare care să te țină la zi cu toate modificările legislative. Cu cât ești mai bine informat, cu atât riscul de a face greșeli este mai mic.
• Găsește un contabil bun. Contabilitatea este esențială în relația cu instituțiile statului. În anumite situații, cum este cazul PFA-urilor, contabilitatea poate fi ținută în regim propriu, însă acest lucru nu este recomandat. Poți angaja un contabil intern, dacă volumul de activitate este mare, sau poți externaliza serviciile către o firmă specializată. Un contabil competent te ajută să îți gestionezi corect veniturile, să depui la timp declarațiile și să întocmești bilanțurile necesare.
• Asigură-te că deții toate autorizațiile necesare pentru activitatea desfășurată. În funcție de domeniu, pot fi necesare avize și autorizații suplimentare. Lipsa acestora poate atrage amenzi semnificative și poate afecta activitatea firmei.
• Elaborează un plan de afaceri. Este important să ai un plan realist, pe care să îl urmezi și să îl adaptezi în funcție de evoluția afacerii.
• Investește cu atenție. Orice firmă are atât venituri, cât și cheltuieli. La început, resursele financiare pot fi limitate, de aceea este important să le gestionezi eficient. Investește în calitatea produselor și serviciilor, dar și în promovare – un site web eficient, prezența pe rețelele sociale sau alte canale de marketing pot aduce rezultate bune.
• Alege cu grijă partenerii. Fie că vorbim despre clienți, furnizori sau colaboratori, este esențial să te informezi înainte de a începe orice colaborare.
• Fii organizat. Organizează-ți atent banii, documentele, ideile și, mai ales, timpul. Gestionarea eficientă a timpului este una dintre cele mai mari provocări atunci când conduci propriul business.
• Plătește la timp taxele și impozitele către stat. Respectarea termenelor te ajută să eviți penalitățile și amenzile. În România, nivelul impozitelor este relativ redus, în special pentru microîntreprinderi, unde impozitul pe cifra de afaceri este între 1% și 3%, în funcție de numărul de angajați, iar impozitul pe profit este de 16%.

Înființarea unei firme este un proces care, deși poate părea complex, este în realitate destul de simplu. Adevărata provocare începe după înființare: administrarea eficientă a firmei astfel încât aceasta să genereze profit.

Dacă ești pregătit să faci acest pas, noi îți suntem alături încă de la început. Oferim servicii de înființare firmă online și îți punem la dispoziție toate informațiile necesare pentru a te bucura pe deplin de noul tău business.