După înființarea unui SRL (Societate cu Răspundere Limitată), apar obligații importante. Acestea includ: deschiderea spatiului virtual privat, depunere capitalului social, organizarea contabilității pentru S.R.L., recalculare impozitului local pentru imobilul unde s-a stabilit sediul social, înregistrare punct de lucru la care sunt mai puțin de 5 salariați, înregistrarea de operațiuni intracomunitare, registrul unic de control, obținerea diverselor autorizații.
1. Achiziția unei Semnături Electronice Calificate.
Toate firmele din Romănia au obligația ulizării unei semnături calificate. În relațiile cu instituțiile statului, cum ar fi ANAF, semnătura electronică calificată este indispensabilă pentru monitorizarea documentelor în sistemele e-Factura și e-Transport, precum și pentru depunerea online a declarațiilor fiscale și a altor documente oficiale. De asemenea, antreprenorii trebuie să folosească o semnătură electronică calificată pentru a participa la licitații publice sau pentru a semna contracte electronice cu autoritățile publice
De ce este esențială deținerea unei semnături electronice calificate?
- Optimizarea activităților birocratice: Semnătura electronică calificată permite administratorului să semneze documente importante, precum declarațiile fiscale, fără a depinde de terți, oferind astfel autonomie și eficiență.
- Monitorizarea în timp real a facturilor prin e-Factura: Este responsabilitatea administratorului să monitorizeze transmiterea facturilor prin e-Factura și e-Transport, nu a contabilului, pentru a evita erorile și întârzierile.
- Semnarea rapidă a contractelor și documentelor online: Semnătura electronică calificată permite semnarea rapidă a documentelor de oriunde, economisind timp și reducând costurile logistice.
Unde este necesară utilizarea semnăturii electronice calificate?
Semnătura calificată trebuie folosită oriunde este necesară autenticitatea și integritatea documentelor electronice, cum ar fi:
- Depunerea declarațiilor fiscale la ANAF.
- Semnarea contractelor și acordurilor electronice.
- Participarea la licitații publice.
- Depunerea documentației la Registrul Comerțului.
- Semnarea documentelor interne și externe într-o organizație.
Deținerea unei semnături electronice calificate de către administratorul SRL nu înlătură necesitatea ca firma de contabilitate SRL să fie, de asemenea, înregistrată în sistemul ANAF cu propria semnătură.
2. Spatiul privat virtual ANAF (SPV)
a) Spațiul privat virtual pe CUI (cod unic de înregistrare)
Începând cu data de 01.03.2022 depunerea cererilor, declarațiilor și comunicărilor cu ANAF se face exclusiv online cu semnătură electronică, prin intermediul Spațiului Privat Virtual deschis pe CUI .
Începând cu anul 2024, toate SRL-urile au obligația transmiterii facturilor către alte firme prin sistemul e-factura pus la dispoziție de ANAF. Accesarea sistemului e-factură se face cu ajutorul Spațiului Privat Virtual deschis pe CUI.
Prin urmare, toate SRL-urile sunt fi obligate să deschidă SPV pe CUI.
Pentru rezolvarea acestor probleme aveți 2 soluții:
- Împuterniciți notarial o firmă de contabilitate SRL să folosească semnătura lor electronică. Aceasta este recomandarea noastră, deoarece declarațiile sau cererile depuse necesită un grad ridicat de cunoștiințe contabile. De asemenea, firma de contabilitate vă poate ajuta și cu o aplicație de facturare integrată cu e-factura.
- Achiziționați anual dreptul de folosire a unei semnături electronice calificate. Achiziția se face doar de la firme autorizate, iar costul estimativ este de 150 lei/an. Trebuie să deschideți Spațiul Virtual pe CUI.
b) Spațiul privat virtual pe CNP (cod numeric personal)
În maxim 30 de zile de la data ridicării dividendelor care depășesc valoarea a 6 salarii minime pe economie, valabile în acel moment, asociații au obligația completării declarației unice. Această declarație unică se depune prin Spațiul Privat Virtual (SPV) deschis pe CNP-ul asociatului. De aceea, trebuie să vă înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) pus la dispoziție pe site-ul ANAF, folosind CNP-ul asociatului.
Dacă firma are mai mulți asociați care încasează dividende cu o valoare mai mare decât plafonul de 6 salarii minime pe economie, fiecare dintre acești asociați își va deschide propriul SPV.
Ghid pentru deschiderea Spațiului Privat Virtual pe baza CNP-ului, explicat pas cu pas:
- Completați formularul de înregistrare ca utilizator în Spațiul Privat Virtual (S.P.V.).
- După completarea formularului, veți avea următoarele posibilități de aprobare pentru respectivul cont:
- La ghișeu – în această situație, este necesară prezentarea dumneavoastră, împreună cu cartea de identitate și documentul listat la înregistrare, la oricare ghișeu ANAF, în vederea identificării și finalizării înregistrării.
- Prin introducerea unui număr de decizie (dacă ați mai avut în trecut o altă activitate independentă înregistrată pe CNP-ul dvs. sau un contract de închiriere pentru un imobil aflat în proprietate):a. Numărul unei decizii de impunere imprimat în partea de sus a documentului hârtie primit de la ANAF și precedat de textul „Nr.înregistrare”.b. Sau, numărul unei decizii referitoare la obligații de plată accesorii indicat în colțul stânga sus pe documentul hârtie primit de la ANAF și precedat de textul „Nr.”
- Prin identificare vizuală.
3. Deschidere cont bancar
Deși nu este o cerință legală, este util să deschideți contul bancar pentru firma dumneavoastră. La bancă trebuie să prezentați în original următoarele documente:
- Rezoluție
- Certificat de înregistrare
- Certificate constatatoare
- Actul constitutiv
- Contractul de comodat
- Certificat constatator eliberat conform Legii nr. 265/2022
Aceste documente vor fi necesare pentru deschiderea contului curent al firmei.
Este important să menționăm că multe bănci nu mai solicită certificatul constatator conform Legii nr. 265/2022 dacă depuneți cererea în maxim 7 zile de la înființarea firmei. Totuși, pentru siguranța și conformitatea cu politica fiecărei bănci, este recomandat să verificați cerințele specifice ale instituției bancare la care doriți să deschideți contul.
4. Depunere Capital Social
În cel mai scurt timp de la primirea datelor SRL-ului trebuie să depuneți capitalul social declarat la înfiintarea firmei. Aveți 2 modalități:
- depuneți suma respectivă în caseria firmei. Astfel, veți întocmi o chitanță pe numele asociatului sau în cazul firmelor cu mai mulți asociați, câte o chitanță pentru fiecare asociat cu suma varsată pentru capitalul social. În chitanță, la explicații veți completa ”vărsare capital social asociat………”
- depuneți suma/sumele respective în contul bancar deschis pe numele firmei.
5. Contabilitate pentru S.R.L.
Pentru început, trebuie să vă organizați activitatea de contabilitate pentru SRL. Administratorul unui S.R.L. are obligația să organizeze contabilitatea alegând una dintre modalitățile de mai jos:
- prin persoană angajată potrivit legii (cu contract individual de muncă), care are studii economice superioare și atribuții privind conducerea contabilității entității;
sau
- prin persoană/firmă autorizată CECCAR (Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați).
Organizarea contabilității fără să se respecte una dintre cele 2 modalități generează amenzi de până la 10.000 lei.
6. Recalculare impozit local pentru imobilul unde s-a stabilit sediul social
În vederea recalculari impozitului pentru imobilul unde aveți stabilit sediul social, în maxim 15 zile de la data eliberarii Certificatului de Inregistrare, proprietarul trebuie să ajungă la Direcţia Fiscală Locală din localitatea în care aveți sediul profesional, împreuna cu :
- Certificatul de inregistrare;
- Contractul de comodat;
- Certificatele Constatatoare primite la ridicarea actelor;
În cazul în care la adresa clădirii este înregistrat un domiciliu fiscal (sediul unui SRL) la care nu se desfășoară nici o activitate economică, impozitul se calculează fara nici o modificare.
În cazul în care la adresa clădirii este înregistrat un domiciliu fiscal (sediul unui SRL) la care se desfășoară activitatea economică, si exista o suprafata stabilita prin contractul de folosinta (comodat sau inchiriere) pentru desfasurarea activitatii, impozitul se calculează prin aplicarea cotei de 2% asupra valorii impozabile pe mp stabiliti. In situatia in care se utilizeaza doar 2 mp (stabiliti prin contractul de comodat) pentru activitatile economice , impozitul se va calcula prin aplicarea cotei de 2% asupra valorii impozabile pe mp.
Mai multe detalii privind modul de calcul Impozit Sediu Social stabilit la Domiciliu
7. Înregistrări ANAF
a) Înregistrare punct de lucru
În situația în care, odată cu înființarea SRL-ului, ați deschis și un punct de lucru cu o adresă diferită de cea a sediului social, aveți obligația ca în maxim 15 zile de la data eliberării Certificatului de Înregistrare să înregistrați acest punct de lucru la Administrația Financiară de care aparțineți cu sediul.
Pentru înregistrarea punctului de lucru la ANAF, trebuie să prezentați un dosar care să conțină următoarele documente:
-
- Declaratia 061;
- Certificatul de înregistrare;
- Contractul de comodat;
- Actul constitutiv;
- Certificatele Constatatoare primite la ridicarea actelor;
- Rezoluția eliberată de Registrul Comertului și primită la ridicarea actelor.
b) Operațiuni Intracomunitare – Cod TVA intracomunitar
Dacă veți efectua servicii intracomunitare și/sau veți face achiziții de servicii intracomunitare (inclusiv reclamă pe Facebook, Ads Google sau achiziție de software) și/sau veți face achiziții de produse intracomunitare cu o valoare mai mare de 34.000 lei (într-un an), aveți obligația să vă înregistrați în scopuri de TVA în UE sau în România înainte de a efectua respectiva operațiune intracomunitară.
Pentru achizițiile intracomunitare, veți fi obligați la plata TVA în România.
8. Registru Unic de Control
Legea nr. 252/2003 privind registrul unic de control specifica:
Art. 1 (1) Contribuabilii, persoane juridice înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului, autorizate potrivit legii, au obligația să țină registrul unic de control.
(2) Celelalte categorii de contribuabili pot ține registrul unic de control, în funcție de opțiunea acestora.
Astfel, trebuie să achiziționați Registru Unic de Control de la ANAF de care aparțineți cu sediu. Acolo aveti nevoie de Certificatul de Inregistrare în copie.
9. Salariați – servicii resurse umane salarizare
Din momentul în care veți face angajări de personal, aveți obligații în privința salarizării și resursele umane:
- Trebuie sa obtineți user și parolă pentru REVISAL
- Dacă apelați la un serviciu extern pentru completarea REVISAL, trebuie depusă o informare la I.T.M. în maxim 5 zile de la data contractului. (Atenție! Nu toate firmele autorizate CECCAR sunt și Serviciu Extern)
Din momentul în care veți face angajări de personal, aveți obligația să organizați activitatea de Sănătate și Securitate în Muncă (S.S.M.). Această activitate se poate organiza doar prin una dintre modalitățile:
- Să contractați un Serviciu Extern de S.S.M.
sau
- Să angajați cu normă întreagă un salariat care a absolvit un curs de minim 40 de ore în domeniul Sănătății și Securității în Muncă (S.S.M.).
10. Alte Obligații
- Verificați dacă aveți cel puțin un CAEN autorizat, pentru care aveți obligația să obțineți autorizația de funcționare de la Primărie.
- Verificați dacă aveți cel puțin un CAEN, pentru care aveți obligația să obțineți autorizația de la Direcția Sanitară Veterinară.
- Verificați dacă aveți obligația să achiziționați casă de marcat.
Grupul de firme Dianex oferă consultanță, servicii și echipamente pentru oricare dintre obligațiile enumerate mai sus.