e-factura

Odată cu implementarea sistemului e-Factura în România, multe firme se întreabă cine este responsabil pentru gestionarea acestuia: contabilul sau administratorul firmei? ⚖️  În acest articol vom analiza rolurile fiecăruia în procesul de gestionare a facturilor electronice, pentru a clarifica cine are responsabilitatea principală și cum ar trebui să funcționeze această colaborare.

Cuprins:

Ce este sistemul e-Factura?

E-Factura este o platformă dezvoltată de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) care permite emiterea, transmiterea și arhivarea facturilor în format electronic. Scopul acestui sistem este să reducă evaziunea fiscală, să crească transparența în tranzacțiile comerciale și să automatizeze procesul de raportare financiară.

Utilizarea e-Factura este obligatorie, în special pentru tranzacțiile cu entități publice (B2G) și între companii, cum ar fi SRL, PFA, I.I., S.A., etc. (B2B). Începând cu 1 ianuarie 2025, sistemul va deveni obligatoriu și pentru tranzacțiile cu persoanele fizice (B2C).

Cine trebuie să gestioneze sistemul e-Factura?

Obligația de gestionare a sistemului e-Factura poate varia în funcție de structura firmei, activitățile desfășurate și clauzele contractuale stabilite cu serviciul de contabilitate (fie că este o firmă de contabilitate sau un contabil autorizat). În cazul în care activitatea de contabilitate este desfășurată de un economist angajat cu contract individual de muncă, responsabilitățile legate de sistemul e-Factura trebuie incluse în fișa postului acestuia. Iată o analiză a rolurilor fiecăruia:

1. Administratorul firmei

Administratorul este persoana care conduce și coordonează activitățile firmei și, în acest context, poartă responsabilitatea finală pentru respectarea legislației fiscale, inclusiv gestionarea corectă a sistemului E-factura.

Responsabilitățile administratorului includ:

  • Asigurarea conformității legale: Administratorul trebuie să se asigure că firma utilizează sistemul e-Factura atunci când este obligatoriu și că toate facturile sunt emise corect și la timp.
  • Supervizarea operațiunilor financiare: Chiar dacă nu se implică direct în operațiunile contabile, administratorul are datoria de a monitoriza activitatea firmei și de a colabora cu echipa financiară pentru respectarea obligațiilor fiscale.
  • Delegarea sarcinilor: Deși nu este obligat să gestioneze direct e-Factura, administratorul poate delega această sarcină unei persoane competente, cum ar fi contabilul sau un specialist extern.

ATENȚIE! Delegarea se realizează printr-un document scris și asumat de părți, cum ar fi contractul de servicii cu o firmă de contabilitate sau fișa postului în cazul economistilor angajați.

2. Contabilul

Dacă acest aspect este clar stipulat în contractul de servicii cu firma de contabilitate sau contabilul autorizat, sau în fișa postului pentru economiștii angajați, gestionarea efectivă a sistemului e-Factura revine contabilului. Acesta trebuie să dețină competențele și resursele necesare pentru a se asigura că facturile sunt emise corect și transmise la timp prin platforma ANAF.

În cazul firmelor de contabilitate, gestionarea sistemului e-Factura poate fi dificilă din următoarele motive:

  • Este necesar să monitorizeze zilnic facturile emise de clienți și să verifice pentru fiecare dacă au fost transmise corect în sistem, fără erori. În cazul depistării unor erori, firma de contabilitate va contacta administratorul pentru a-l informa și a oferi soluții pentru corectare.
  • Este nevoie de personal dedicat și specializat pentru această activitate, ceea ce implică costuri suplimentare.

3. Colaborarea dintre contabil și administrator

Chiar dacă responsabilitățile contabile sunt de obicei delegate unui contabil, colaborarea strânsă între administrator și acesta este esențială pentru buna funcționare a sistemului e-Factura. Administratorul trebuie să comunice eficient cu contabilul pentru a se asigura că toate tranzacțiile sunt documentate corect și că firma respectă toate obligațiile fiscale.

Cum poate o firmă să implementeze eficient sistemul e-Factura?

Firmele pot gestiona eficient sistemul e-Factura prin următorii pași:

  1. Alegerea unui software contabil adecvat: Implementarea unui software de contabilitate compatibil cu e-Factura poate facilita mult gestionarea facturilor electronice și automatizarea proceselor.
  2. Instruirea echipei: Atât administratorul, cât și contabilul trebuie să fie la curent cu funcționarea sistemului e-Factura, pentru a asigura o implementare fără probleme.
  3. Colaborarea cu specialiști externi: Dacă firmele nu au un contabil intern sau nu dispun de resursele necesare, pot apela la firme de contabilitate externe care să gestioneze emiterea și raportarea facturilor electronice.

Concluzie: Cine este obligat să gestioneze e-Factura?

În concluzie, responsabilitatea legală generală pentru gestionarea sistemului e-Factura revine administratorului firmei, dar sarcinile operaționale sunt, de obicei, delegate în scris contabilului sau unui specialist extern. Întrucât respectarea obligațiilor fiscale este esențială, colaborarea eficientă dintre administrator și contabil este cheia succesului în gestionarea facturilor electronice și evitarea penalităților fiscale.

Sistemul e-Factura nu este doar o cerință legală, ci și un instrument care poate ajuta firmele să devină mai eficiente și să gestioneze mai bine documentele fiscale, contribuind la digitalizarea și modernizarea proceselor de afaceri.