Importul datelor din aplicatia Wmicro 2

Cuprins Tutoriale
Nomenclatoare
Sume initiale balanta
Solduri initiale terti
Stocuri initiale
Contari
Personal , salarii
Imobilizari
Documente de gestiune
Incasari si plati

  Importul stocurilor initiale

Atentie !!! Verificati intodeauna inaintea efectuarii oricarei operatii din acest modul daca va aflati pe baza de date dorita (campul Baza curenta)
Majoritatea operatiilor duc la stergerea bazei de date , recuperarea datelor putandu-se face doar din copiile facute anterior

Importul se pote realiza pe cate un modul , mai multe module sau toate intr-o singura sesiune, dar recomandat este sa se faca pe grupe in ordinea in care apar in ferestra de import parcurgand de sus in jos
Modulul este un rand ce poate fi marcat pentru import, iar grupa reprezinta o multime de module delimitate printr-un dreptunghi
 

Societatea ce se importa se alege in partea de sus a ferestrei si evident ca trebuie sa ramana neschimbata pe parcursul importului
Data de blocare este importanta, pe durata importului trebuie sa ramana la valoarea 1.1.1900 pentru a fi siguri ca este mai mica decat cea a documentelor importate. Se poate schimba cu ajutorul butonului Configurare

Pe masura importului in grila din dreapta sunt aratate rezultatele pentru fiecare modul in parte. Semnificatia coloanelor grilei :

  • ? - daca se da click pe acest buton sunt aratate mesajele de eroare ale fiecarui modul in parte
  • Nr.erori - numarul de erori descoperite in timpul importului modulului. O eroare duce la neimportarea articolului sau documentului dar nu intrerupe importul modulului. Deci modulele cu erori sunt importate incomplet
  • Avertismente - nr.de probleme usoare care nu impiedica desfasurarea importului , mesajele de avertizare sunt aratate tot pe butonul ?
  • Art. noi - nr. de articole importate pe fiecare modul
  • Art.existente - nr.de articole importate deja. In cazul documentelor nu sunt reimportate , Nomenclatoarele sunt actualizate daca sunt diferente

Drepturi pentru acest modul au numai utilizatorii ce sunt marcati ca Administratori fara alte configurari in modulul de drepturi

Stergeri

Cele 2 optiuni asigura stergerea completa a datelor din baza de date

  • Sterge salarii,salariati,documente gestiunei, trezorerie - sterge documentele primare din toate modulele si din orice data : salarii , salariati , concedii medicale , documente de clienti , furnizori , alte intrari , iesiri , productii , etc , imobilizari , obiecte de inventar , operatiie de trezorerie. In aceasta etapa Data de blocare este pusa automat pe 1.1.1900
  • Sterge nomenclatoare - se vor sterge nomenclatoarele de articole, terti , grilele de contare , categorii documente , categorii articole , gestiuni

Nomenclatoare

  • Configurari,constante - se importa configuarile SC (denumire strada, CUI , CAEN , etc) , caracteristica (ne)platitor TVA
  • Nomenclatoare - se importata : Categorii de articole, Categorii de documente, Gestiunile, Casele Bancile, Nomenclatorul de articole, Nomenclatorul de terti (furnizori si clienti)
    Nu stergeti codurile gestiunilor si nu schimbati denumirile gestiunilor, categoriilor, denumirile articolelor , CUIul tertilor  pana la terminarea completa a importului tuturor datelor. Aceste valori sunt necesare pe parcursul celorlalte  operatii de import
    Optiunea: schimba gestiunile in evidenta FIFO , va schimba modul de evidenta al stocurilor gestiunilor provenind din Wmicro2 din identificare specifica in FIFO in cazul in cursul operatiei de import nomenclatoare (deci optiunea este efectiva numai daca se selecteaza simultan si optiunea Nomenclatoare). Se pastreaza caracteristica : la pret fara TVA su pret cu amanuntul
  • Contari - Sunt importate grilele de contare din Wmicro2 Se poate renunta la acest import daca se doreste introducerea manuala. Importul / completarea grilelor de contare este obligatorie inaintea importului Documentelor de gestiune

Daca este necesara reluarea importului nomenclatoarelor se pot bifa si stergerile fara probleme
Dupa aceasta etapa este recomandat sa se verifice/editeze nomenclatoarele:
- Categorii articole - sa se completeze cel putin Contul reprezentativ. Este de mare ajutor in in importul Stocurilor initiale si in grila de Contari
- Categorii de documente - sa se completeze contul de furnizor / client / tva acolo unde este cazul si sa se stabileasca Folosirea in tranzactii
- Gestiuni - sa se stabileasca analitice distincte in campul Analitic clasa 3 pentru gestiunile cu amanuntul
- Case,banci - sa se verifice Contul contabil pentru fiecare articol al nomenclatorului
Majoritatea campurilor aratate mai sus devin needitabile ,dupa importul soldurilor initiale sau  rulajelor

Initiale

Pentru aceasta grupa trebuie sa stabilim Data de inceput a evidentei care inseamna prima zi a primei luni in care importam rulaje in Wmicro 5
Documentele continand sume/solduri initiale vor avea obligatoriu o data mai mica decat Data de inceput a evidentei.
Modificarea acestei date dupa importul soldurilor initale sau rulajelor este imposibila ( decat daca se sterg toate datele)

Sume initiale balanta contabila Se importa soldurile initiale ale balantei contabile
Sumele importate sunt vizibile in Administrare / Solduri intitiale / Paina Balanta Contabila
Dupa importul tuturor componentelor din Sume initiale, in pagina Balanta contabila putem vedea necorelatiile intre soldurile balantei si evidentele primare preluate marcate cu randuri rosii (se poate selecta optiunea numai eronate). Oricare din necorelatii duce la imposibilitatea validarii
Solduri initiale terti (furnizori si clienti)

Se face sub forma valorilor neplatite / neincasate ale documentelor de furnizori si clienti din prima luna a Intervalului import (campul din stanga) Prima data a intervalului trebuie sa coincida cu data de inceput a evidentei
Se pastreaza contul contabil existent in aplicatia wmicro2  iar pentru inregistrarile fara cont se atrbuie automat una din valorile 401,409,4111 sau 419
Totalul pe conturi al documentelor importate la sold initial furnizori si clienti trebuie sa fie egal cu soldul initial contului din balanta contabila a Wmicro5 pentru a se putea valida tranzactia
Daca exista diferente , programul face automat reglarile pe documente avand seria REGL si pe un tert creat de asemeni automat numit FICTIV FURNIZOR sau CLIENT si cu codul fiscal 1 sau 2, reglarile sunt aratate si in mesajele de eroare
La incheierea acestei faze se verifica automat corelatia cu balanta contabila a Wmicro2 si diferentele sunt semnalate ca erori : Sold diferit la contul
Sumele importate sunt vizibile in Administrare / Solduri intitiale / Tabul Furnizori ,Clienti
Dupa importul acestui modul si validarea Soldurilor initale se pot confrunta listele Balantelor de furnizori si clienti pentru cele 2 aplicatii

Stocurilor initiale Se importa stocurile initale ale lunii stabilite in primul camp al Interval import , articol cu articol , numai cantitatile pozitive din prima luna a Intervalului import (campul din stanga) Prima data a intervalului trebuie sa coincida cu data de inceput a evidentei CLICK pentru a mari imaginea
De verificat inainte:
  • daca nomenclatorul de Articolele este importat prin faza de Nomenclatoare
  • daca avem in Categorii document o categorie stocabila pentru tranzactia Stoc initial. Daca nu este trebuie sa o cream
  • Inaintea importului trebuie verificat nomenclatorul  Categorii de articole/Wmicro5  daca are completat Contul reprezentativ pentru categoriile folosite in stocurile initiale. Daca nu , trebuie completate manual
     

Trebuie acordata atentie faptului ca pentru validarea Soldurilor initiale , totalurile pe conturi ale stocurilor initiale trebuie sa fie egale cu soldurile initiale ale balantei contabile din Wmicro5
De aceea trebuie sa ne asiguram de concordanta valorilor stocurilor initiale pe conturi cu balanta contabila inaintea lansarii importului acestui modul

 

 

1 Se stabileste luna de incepere a evidentei , din care vor fi luate sumele initiale din Wmicro2
 
2 In Tabul Stocuri ini trebuie sa stabilim conturile pentru fiecare grupare: gestiune+categorie articol , astfel incat soldul stocurilor pe aceste grupe (campul Sold stocuri) sa coincida cu valorile conturilor din balanta contabila (campul Sold balanta)
Aceasta operatie este necesara pentru ca in Wmicro2 corelatia balanta stocurilor- balanta contabila nu se facea automat int imp ce in Wmicro5 devine obligatorie
 In acest scop avem o grila (toate datele din grila provin din Wmicro2) cu doua tipuri de inregistari :
- inregistrari provenind din stocuri (cate un rand pentru fiecare gestiune si categorie articol) , se identifica prin culoarea alba a campului Contul (este editabil) si bifa in campul Se importa . Initial aceste inregistrari au contul categoriei de articol
- si inregistrari provenind din balanta contabila cate un rand pentru fiecare cont din grupa 3 , se pot identifica prin culoarea gri a campului Contul

 
3 Modul de lucru este urmatorul :
Se tasteaza conturile (+analitice) pe randurile stocurilor.
In urma tastarii , randul de stoc se va contopi cu randul din balanta contabila avand acelasi cont , diferenta dintre Sold stocuri si Sold balanta va fi vizibila in Diferenta 
Acelasi lucru se poate face automat cu ajutorul butonului Pune conturile automat , imperecherea se va face pe creiteriul obtinerii diferentei minime
Daca se greseste se poate sterge contul sau se da click pe Reincarca Valorile pe categorii articol (si gestiune)
Daca anumite randuri nu trebuiesc importate se debifeaza coloana Se importa

Daca in Wmicro2 notele contabile aferente stocurilor s-au generat fara analitic pe gestiuni atunci pentru incarcarea valorilor trebuie sa folosim butonul Reincarca valorile pe categorii articol in locul butonului Reincarca valorile pe categorii articol si gestiune
 


 

4 Se revine in tabul Import , se bifeaza Stocuri initiale si se da click pe Importa
In aceasta faza se realizeaza importul stocurile initiale si se fac automat reglajele pentru a realiza egalitatea cu soldurile initiale ale balantei contabile Wmicro2 daca s-a configurat
Avem doua metode de reglare automata configurabile in tabul Stocuri ini:

  • prin modificarea celul mai mare pret (articolului cu pretul cel mai mare din fiecare grupa categorie articol + gestiune i se va modifica pretul diferenta aratat la punctul 3)

  • sau prin prin introducerea unor articole denumite: REGLARE STOC + numele categoriei de articole  avand valoarea diferentelor de la punctul 3. Articolele de reglare vor avea cantitatea negativa sau pozitiva dupa cum se impune. Bineinteles valorile negative nu au sens si daca nu se aplica alte solutii de reglare nu se vor putea valida Soldurile initiale

 

   


Articolele importate inclusiv reglarile sunt vizibile in Administrare / Solduri intitiale / Tabul Stocuri si  pot fi corectate acolo
Diferentele fata de contabilitate pot fi observate fie in Administrare / Solduri intitiale / Tabul Balanta contabila , fie in fereastra de import butonul Verifica. Bineinteles
Nu se considera eroare existenta de sume in conturile de stocuri ale balantei fara corespondent in stocurile initiale




Dupa importul cu succes al acestui modul si validarea Soldurilor initale se pot confrunta listele Balantelor de stocuri pentru cele 2 aplicatii

Rulaje

Intervalul import delimiteaza datele intre care se vor importa modulele .Importul se face numai pe luni intregi deci zilele nu au importanta pentru aceste campuri.

Personal , salarii

 

Se importa salariatii , persoanele in intretinere si calculul drepturilor salariale pentru Intervalul import specificat
Trebuie importat tot intervalul dorit intr-o singura sesiune de import  pentru ca de fiecare data se vor  sterge toti salariatii
Intervalul de import poate incepe inaintea datei Inceput evidenta W5 daca dorim sa avem si istoric
 
Imobilizari si Obiectelor de inventar

 

In aceasta faza se face si importul denumirile Imobilizarilor si Obiectelor in nomenclatorul de articole (in Wmicro2 acest tip de articole nu se aflau neaparat in nomenclator)
Nu se tine cont de data Inceput evidenta sau intervalul de import, se importa absolut tot ce se gaseste in Wmicro2
Simultan ,daca este necesar, sunt adaugate si categoriile de articole impreuna cu Contul reprezentativ din campul Wmicro2 /Cont.cls.3
Modulul se importa doar integral fara a tinde cont de  Interval import si se poate reimporta de cate ori este nevoie
Pentru importul cu succes al acestui modul trebuie ca toate categoriile de articole asociate articolelor provenind din Wmicro2 ca impobilizari sau Obiecte sa aibe completate campul Contul reprezentativ
Mesajul de eroare care ne indica lipsa Contului reprezentativ este :  Denumirea + nr.inventar + " nu are cont contabil in wm2"
Deci daca Contul reprezentativ nu se importa direct din Wmicro2 va fi necesar ca importul acestui modul sa se faca de 2 ori cu completarea manuala a contului intre operatii

 

Documente de gestiune Se importa toate documentele de furnizori, clienti, consumuri, alte intrari, alte iesiri , transferuri ,consumuri , etc din perioada specificata in  Interval import
Modulele ce trebuiesc importate obligatoriu inainte sunt : Configurari constante ,Nomenclatoare , Stocuri initiale (si validate) , Contari
Se poate importa fractionat pe intervale diferite si se poate reimporta daca este nevoie
Inaintea lansarii acestui modul trebuie facuta validarea soldurilor initiale , pentru ca stocurile initiale importate vor fi necesare pentru validarea acestei etape
Dupa import se face automat si validarea acestor documente pentru a putea fi platite/incasate in etapa de import plati
Imposibilitatea validarii unor documente este semnalata ca eroare
Dupa import si validare se pot compara valorile Notelor contabile din Wmicro5 cu cele din Wmicro2 pentru Intervalul import cu ajutorul butonului Verificare
 
Incasari si plati Se importa incasarile si platile  din perioada specificata in  Interval import
Modulele ce trebuiesc importate obligatoriu inainte sunt : Documente de gestiune (toate lunile si validate) pentru a se putea lega incasarile/platile de facturi
Se poate importa fractionat pe intervale diferite si se poate reimporta daca este nevoie
 

 

Problema pe care o au oamenii nu este ca tintesc prea sus si esueaza, ci ca tintesc prea jos si reusesc.” — Michelangelo Buonarroti