Cuprins Tutoriale
Retur la client
Reduceri acordate din depozite
Prestabilirea pretului de vanzare
Listarea documentelor (facturi,avize)
Emiterea bonului fiscal
Avansuri
Vanzarea prin magazin virtual
Nota contabila
Filtrarea listei cu articole din documentul de vanzare
Introducere factura
Listare factura
Avansuri

Modulul este destinat introducerii vanzarilor catre clienti
In fereastra principala (grila) sunt aratate documentele emise catre clienti  pentru intervalul stabilit in zona de filtre. Coloana Client din aceasta fereastra este colorata conform starii tertului (starea poate fi modificata cu ajutorul butonului Stare tert)

Semnificatia functiilor suplimentare  :

Functie Explicatie
Stare tert Modifica starea tertului. Starea este o notiune pur informativa ce poate caracteriza bonitatea clientului de exemplu
Validare/devalidare La click stanga se valideaza sau se devalideaza un document
La click dreapta se deschide un meniu de unde se poate alege validarea sau devalidarea tuturor documentelor filtrate (care apar in grila)
Incasare Se poate face incasarea rapida a unui document validat prin orice casa sau banca
Bon Se emite bon fiscal pe casa de marcat pentru valoarea neincasata a documentului pe care suntem pozitionati
Este recomandat sa se creeze o categorie de document separata pentru documentele de Client urmate de Bon fiscal , categorie care sa aiba selectata optiunea se incaseaza prin bon fiscal . Pentru categoria de documente pomenita anterior se poate obtine raport de gestiune precum si NIR si Aviz de transfer (vezi detalii mai jos)
Listeaza

Daca se da click normal cu tasta stanga a mouseului , se deschide fereastra Lista clienti
La click cu tasta dreapta , se deschide fereastra de listare documentului pe care ne aflam  (factura, aviz)

Stocuri Se deschide ferestra Liste stocuri

Semnificatia campurilor din fereastra editare document:

Antet document  
Document Categoria documentului. Alegerea categoriei determina regimul de taxare al TVA si daca articolele documentului se vor genera sau nu din stoc in momentul validarii documentului
Seria,nr Seria si numarul documentului trebuie sa fie unice pentru tranzactia Cilenti indiferent de data  .Numarul este obligatoriu.
Documentele de clienti sunt numerotate automat pentru categoriile de document ce sunt marcate corespunzator in  "Categorii documente \numerotare automata"
Elementele de numerotare (seria si plaja de numere) se stabilesc la Configurare / Liste, serii documente
Data Data emiterii documentului. Trebuie sa se afle in luna de lucru
Scadent data scadenta a documentului , este calculata din data documentului + termenul de plata furnizor sau client dupa caz
Tert Cimp obligatriu. Tzara tertului nu impune moneda in care va fi calculata factura
Ctg.TVA Categoria TVA a documentului (cazuri de scutiri , taxare inversa , etc). Provine din caracterizarea TVA implicita a categoriei de document. Se schimba automat o data cu schimbarea acestei categorii, dar poate fi corectata ulterior
Categoria TVA stabileste daca documentul va fi calculat cu TVA sau nu si coloanele din jurnalele de TVA in care vor apare valorile
Netaxabil trebuie folosit in cazul Avizelor sau altor categorii de documente care nu au TVA si nu apar in jurnalele de TVA
Moneda Moneda in care se va calcula factura.
Moneda in care va fi facuta plata nu trebuie sa fie obligatoriu acceasi cu moneda facturii.
Moneda nu trebuie sa fie corelata cu tzara furnizorului
Curs Cursul de calcul al documentului in cazul in care Moneda nu este Leu
Cursul BNR la data facturii poate fi obtinuta automat cu ajutorul butonului Cursul BNR aflata in dreaapta campului. Este necesara conexiune interenet
Subsol document  
Obs Observatii generale ale documentului (max.1000 caractere) Campul apare in  lista documentului
Livrator Se selecteaza din persoanlul introdus in program , apare in lista documentului
Agent Agentul comercial care livreaza marfa sau documentul. Se selecteaza din persoanlul introdus in program. Folosit ca filtru sau camp de subtotalizare in liste
Delegat Se poate opta pentru :
- al tert , campurile: Nume ,CI si Auto vor fi actualizate automat cu valoarea campurilor Delegat nume , CI eliberat, Delegat auto din nomenclatorul de terti
- altul , campurile referitoare la delegat trebuiesc completate manual
-propriu , delegatul se alege din salariatii societatii
Nume,CI,Auto Datele delegatului ce apar in lista documentului
Expeditie Data expeditiei , apare in lista documentului
Reducere tip Se poate opta pentru :
- inclus in pret - Reducerile acordate pe aceeasi factura (reducerile comerciale) pot fi incluse in pret, caz in care valorile articolelor vandute vor fi afectate de valoarea reducerii .Reducerea nu va fi vizibila pe factura ca rand explicit .
- Reducere comerciala - (acordate ulterior conform clauzelor contractuale) . NC recomandata 709-411 cu valoare pozitiva si 4111-4427 cu valoare negativa. Atentie , 709 este cont de Activ Valoarea reducerii se stabileste prin modificarea pretului articolului stabilit pentru acest tip de reducere (vezi  nomenclatorul de articole optiunea "reducere )  sau prin modificarea  procentului general de reducere
- Reducere financiara -  (acordate cu scop nefinanciar???).  NC recomandata este : 667-4111 cu valoare pozitiva si 4111-4427 cu valoare negativa. Valoarea reducerii se stabileste prin modificarea pretului articolului stabilit pentru acest tip de reducere (vezi  nomenclatorul de articole optiunea "reducere" ) sau prin modificarea procentului general de reducere
Reducere % Daca se tasteaza valoare si tipul de reducere este "inclus in pret", se atribuie acest % tuturor articolelor din document
Daca se tasteaza valoare si tipul de reducere este altul decit "inclus in pret", se calculeaza valoarea reducerii cu acest %
   
Detalii
Crt

Numarul curent al detaliului docuemntului.
Atribuit automat la Adaugare dar poate fi corectat. In urma stergerilor sau corectiilor , numerotarea nu va mai fi consecutiva
Nu coincide cu nomerotarea din lista documentului , acolo numerotarera incepe de la 1 si este continua

Denumire,Cod bare, Cod intern Elemente ale articolului
Stoc Stocul pentru articolul si gestiunea selectata.
Stocurile artate sunt cele din momentul deschiderii documentului sau schimbarii gestiunii.
In utilizari puternic concurentiale socurile reale pot diferi datorita actiunilor celorlalti utilizatori ulterioare momentelor precizate mai sus
Indexi , cantitate Daca articolul are selectata optiunea cantitatea se calculeaza pe baza citirii contorului (nomenclatorul Articole, pagina Suplimentare) , cantitatea nu se introduce ci se calculeaza ca diferenta intre valorile campurilor Indexi
Pret descarcare Pentru gestiuni de tip depozit :
 - inainte de validare , campul este egal cu pretul mediu al stocului pentru articolul si gestiunea selectate
 - dupa validare : pretul de descarcare al stocului
Pentru gestiuni de tip amanunt  :
- dupa validare ,campul este egal cu pretul de descarcare calculat cu coeficientul K
Campul este editabil numai la retururi  (cantitatea este negativa adica) , in acest caz pretul reprezinta pretul de intrare fara TVA in gestiune
Pret fara TVA Pretul unitar de vanzare fara TVA si fara reducere in lei
Pentru alte monede decat Leu , campul este calculat din pretul in valuta * curs
Pret valuta Pretul unitar de vanzare in valuta campului moneda (campul din partea superioara a ferestrei)
Accesibil numai pentru documentele intocmite in alta moneda decat Leu
Accize Valoarea totala a accizei pentru articol
Reducere % Procentul de reducere ce se aplica pretului fara TVA. Sunt doua metode de clacul explicate mai jos in capitolul Reduceri
Acest procent se aplica numai articolului curent
Reducere Valoarea este calculata cu procentul de mai sus dar poate fi modificata dupa dorinta
Pret vanzare Valoarea campului este egala cu
- pretul fara TVA din care s-a scazut valoarea reducerii  daca reducerea este inclusa in pret sau
- pretul fara TVA daca reducerea NU este inclusa in pret
Pret cu TVA Pretul cu TVA calculat din pretul de vanzare

Baza TVA

 
% TVA Camp editabil numai daca este selectat Clienti /acces la valoare TVA
Val.TVA lei Camp editabil numai daca este selectat Clienti /acces la valoare TVA
Val. TVA valuta Camp editabil numai daca este selectat Clienti /acces la valoare TVA
Magazin  
Pret descarcare Numai pentru gestiunile de tip amanunt :
Editabil pentru vanzarile din gestiunile magazin valorice
Pina la validare acest cimp contine pretul mediu al stocului pentru articolul si gestiunea selectate.
Dupa validare, aici se afla pretul de descarcare din gestiunea cu amanuntul, poate diferi de pretul afisat inainte de validare datorita modificarilor intervenite care afecteaza valorile stocului articolului intre cele 2 momente
Pentru gestiunile de amanunt cu identificare specifica contine pretul de stoc
Discount Reducerea cu TVA acordata in magazin (valoare negativa cand e reducere)
Pret amanunt iesire Reprezinta pretul cu amanuntul de iesire din magazin si totodata pretul cu tva de vanzare la client
Daca Pretul amanunt de iesire difera de Pretul de descarcare se va calcula automat diferenta de pret (ca NC si schimbare de pret in raportul de gestiune si balanta de stocuri)
La gestiunile amanunt cantitativ valoric este pretul de iesire din gestiune. In cazul in care nu exista stoc la acest pret se calculeaza simultan diferenta de pret fata de pretul de descarcare
   

Reduceri in gestiunile de tip depozit (cu ridicata)

Reducerile se calculeaza aplicand procentul de reducere la pretul fara TVA prin doua metode ,configurabile la Client / reducerea clientului se calculeaza
- pretul (100-%) / 100
- sau pretul* (100/(100+%)
Cu aceasta formula se calculeaza valoarea reducerii  (care poate fi editata manual)  si apoi pretul  vanzare (fara TVA)
Fiecare articol poate avea procent de reducere propriu introdus manual sau poate fi stabilit un  procentului general de reducere ce se aplica tuturor articolelor
Din punct de vedere contabil avem trei variante de utilizare a reducerilor (configurabile in partea de jos a documentului)
- inclus in pret , campul pret de vanzare contine reducerea si valoarea totala a reducerii nu va fi vizibila in document
- reducere comerciala
- reducere financiara

Pentru reducerile comerciale si financiara trebuie sa avem in nomenclatorul de articole create articole dedicate avand optiunea Este reducere pe: comerciala respectiv financiara. Aceste doua articole trebuie sa aiba fiecare categoria sa de articol pentru ase putea genera NC

NC recomandate :
-pentru reducerea financiara: 667-411 cu plus si  4111-4427cu minus
-pentru reducerea comerciala: 709-411 cu plus si  4111-4427cu minus
Avand in vedere aceasta particularitate trebuie sa prevedem articole de contare dedicate cele doua categorii de articol

TVA document

Documentul este purtator sau nu de TVA in functie de caracterizarea TVA a documentului si de starea SC d.p.v. platitoare de TVA vezi: Configurare /Societate /TVA)

Prestabilirea pretului de vinzare

Se poate face daca la Cofigurare / Clienti se alege o lista de pret la lista de pret clienti  si o modalitate de stabilire la stabilirea pretului de vinzare depozit sau magazin
Pentru articolele vandute din gestiuni de tip depozit este completat campul Pret fara TVA pe baza campului Pret de pozit din lista de pret , iar in cazul vanzarilor din gestiunile de tip amnunt campul Pret cu TVA pe baza campului Pret amanunt din lista.
Preturile din lista de preturi se pot edita  manual  , sau se completeaza automat pe masura utilizarii in clienti daca se alege optiunea:  pret Depozit ultimul utilizat sau pret Amanunt ultimul utilizat
Atentie ! pentru articolele care nu au pret in lista nu se forteaza pretul pe 0 in cazul in care acest camp din orice motiv are o valoare
Vezi si Configurare /Clienti

Listarea documentelor (facturi,avize)

Se pot lista atat documentele validate cat si cele nevalidate
Avem doua metode de listare a documentului de client :

  • listarea formatului prestabilit , se realizeaza  prin click  pe butonul Listare din ferestra de editare
    Avem doua configurari de facut pentru aceasta metoda : stabilim formatul de listare al documentului  la Configurare / Liste serii documente si stabilim dispozitivul implicit de listare la  Configurare / Clienti / Factura se listeaza pe
    Se poate stabili cite un raport distinct pentru fiecare categorie de document si fiecare post de lucru. In acest fel pentru Factura de exemplu se pot stabili formate diferite de listare lucru necesar in special  datorita tipurilor diferite de imprimante ce pot fi utilizate
     Avem prestabilite urmatoarele formate pe care le putem tasta sau alege din directorul Reports :
    - factura_a4.frx - factura si chitanta se intinde pe o pagina A4 in intregime
    - factura_a5.frx - factura cu chitanta cu inaltime variabila in functie de numarul de randuri pe care-l contine. Pentru a se incadra in A5 se recomanda maxim 5 rinduri
    - factura_dubla.frx - factura fara chitanta , se listeaza de doua ori pe aceeasi pagina , se recomanda maxim 4 articole
    - factura_eng.frx - factura fara chitanta , valorile sunt exprimate in valuta iar textele sunt in limba engleza

  • listarea prin alegerea formatului si a dispozitivului de listare de fiecare data cand listam , se face prin prin click dreapta pe butonul listare din ferestra de editare sau click dreapta pe butonul Listare clienti din fereastra grila
    Formatele documentelor sunt aceleasi ca mai sus

Pentru Avize se pot folosi tot formatele de la facturi (in raport se afiseaza denumirea categoriei de document deci nu trebuie schimbat nimic)
Ordinea de listare a articolelor este implict pe denumire articol
Formatele de mai sus se pot folosi atat pentru facturi cat si pentru avize , facturi proforme , etc
In formatele care pot lista chitanta , aceasta va apare numai daca exista incasare in casa pentru respectiva factura in data emiterii acesteia
Se poate lista Logoul SC in factura daca fisierul cu imaginea se copiaza in directorul reports si numele lui este trecut la Configurare / Clienti / Logo factura
In formatele predefinite apare o singura banca la Vanzator. Banca ce dorim sa apara pe factura trebuie marcata cu apare in factura in fereastra Case, banci
Se pot bifa pana la 5 banci pentru a apare in factura dar trebuie sa modificam formatul in sensul adaugarii de randuri cu numarul de banci suplimentare

Avansuri

Daca avansul a fost platit prin operatie de trezorerie (419), stingerea obligatiei generate se va face prin compensare cu factura de bunuri/servicii ulterioara (4111) daca aveti implementat modulul de comapensari
Daca avansul a fost inregistrat printr-o factura (articol nestocabil), atunci trebuie sa urmam etapele urmatoare:

  1.  factura de avans va fi 4111-419 si 4111-4427
  2. plata facturii  5...- 4111
  3. factura de bunuri : storno avans 4111-419 si inregistrarea bunurilor pe 4111-....
  4. se compenseaza 419 de la pct 1 cu cel de la pct 3 printr-o banca orarecare sau una special creata pentru compensari

Pentru NC a avansului pe factura trebuie sa avem o contare dedicata 4111-419 asa cum se arata in figura ,iar categoria articolului nu trebuie sa aiba conturile completate

CLICK pentru a mari imaginea

A sa vedea si Avansuri

Retur la client

Retururile sunt articolele din document avand cantitatea negativa. Se pot combina in acelasi document si livrari si retururi
La returul din gestiuni depozit : pretul de descarcare va fi pretul de intrare in gestiune si nu este obligatoriu egal cu pretul de vanzare la client (pret fara TVA). Nu exista restrictii de cantitate sau pret. Atentie la diferentele intre pretul de descarcare si pretul fara TVA , daca exista , trebuie facuta contare sau daca nu este posibil se va face NC manuala
La returul din gestiuni magazin : pretul cu amanuntul de iesire  este acelasi cu pretul de vanzare cu TVA catre client si va fi pretul de intrare in gestiune .Nu exista restrictii de cantitate sau pret. Pretul de descarcare (fara TVA)  este editabil si pe baza lui se calculeaza cheltuiala cu marfa

Emiterea bonului fiscal

Facturile emise in RON si validate pot fi incasate cash partial sau total prin bon emis de casa de marcat.
Incasarea se poate face prin orice casa sau banca in LEI (implicit prin casa stabilita la Configurare / Clienti / Casa pentru incasarea bonurilor fiscale) Incasare va crea  inregistrari in casa/banca cu suma incasata sparta pe cote de tva si conturi de client avand  operatia de trezorerie : Incasare clienti.
Incasarile prin casa de marcat sting datoria de plata deci apar in fisa clientului
Seria documentelor de incasare este data automat si este : "Bon" (neconfigurabil, nemodificabil)
Bonul lista pe Casa de Marcat poate contine articolele facturii (numai daca se emite pe valoarea totala a facturii) sau poate contine un articol generic (denumirea articolului generic se prestabileste la Configurare / Clienti / Denumire articol generic)
 

Conditiile pe care trebuie sa le indeplinim pentru a se putea lista bonul pe casa de marcat sunt :

  • sa avem o casa de marcat conectata la postul pe care se lucreaza
  • sa avem instalat programul de comnunicatie al casei pus la dispozitie de furnizor
  • documentul de client sa aiba selectata la categoria de document optiunea se incaseaza prin bon fiscal
  • sa alegem  la Configurare / Casa de marcat / Tip casa de marcat modelul casei pe care o avem .
  • de asemeni trebuiesc completate in colaborare cu furnizorul casei : Codurile cotelor TVA,Codurile modalitatilor de incasare, Casa denominata, Programul de comunicatie al casei (vezi Configurare / Casa de marcat)

Notele contabile recomandate pentru acest mod de lucru sunt :
La momentul emiterii documentului de client:
371.m - 4428.m    - se simuleaza transferul din depozit intr-o gestiune magazin
371.m - 378.m
371.m - 371.d
4428.m - 371.m  - se simuleaza vanzarea dintro gestiune de tip magazin
378.m - 371.m
607 - 371.m
4111 -4427    - vanzarea normala pe factura la client
4111 - 707
Incasarea prin casa de marcat
5311.m -4111, 5125-4111, etc

unde semnificatia analiticelor este
- :m= un analitic pentru magazinul virtual prin care facem operatiile
- d = analiticul depozitului din care se vine

Magazinul virtual

Aceasta facilitate este recomandata in cazul vanzarilor ocazionale catre clienti cu emiterea bonului fiscal
Operatiile normale pentru vanzarea cu bon fiscal dintr-o gestiune de tip depozit sunt : transfer intr-o gestiune cu amanuntul urmata de vanzarea  prin casa de marcat , astfel incat dupa fiecare set de operatiuni soldul stocului si soldul raportului de gestiune sunt egale cu zero
Prin folosirea Magazinului virtual se elimina operatia de transfer si necesitatea folosirii unei gestiuni de tip magazin, documentele: transfer, NIR , Raport gestiune fiind create virtual fara a avea tranzactii  reale
Modul de lucru este urmatorul :
1- se creaza o categorie de document pentru care selctam optiunea folosit pentru magazin virtual ,de asemeni se selecteaza si folosirea in tranzactia: Clienti
2- in clienti se creaza in mod obisnuit documente folosind categoria de document aratata la punctul 1, se adauga articolele , etc
3- se incaseaza si se listeaza bonul fiscal, folosind butonul Bon (vezi si configurarile necesare)
4- la sfarsitul zilei se listeaza Avizele de transfer si receptiile in gestiunea virtuala din fereastra Liste stocuri / Magazine / Nir si Transfer in Magazinul virtual si Raportul de gestiune din magazinul virtual (se alege gestiunea depozit din care s-a facut vanzarea catre client)

Nota contabila, Contari

Pentru generarea notelor contabile, avem la dispozitie urmatoarele Categorii de contari care vor determina din ce camp al fiecarui articol se va prelua valoarea in NC:

Categorie contare Explicatii (campurile indicate se refera la figura de mai jos)
ACCIZE Campul Accize
CHELTUIALA CU MARFA IN MAGAZINE =CantitatePret descarcare -fara TVA (nu cel de la Magazin)
DIFERENTE DE PRET IN MAGAZIN LA MARFA IESITA =Val.iesire din magazin - TVA neexigibil calculat la Val.iesire din magazin - Valoarea la pret de descarcare
Unde Val.iesire din magazin=Cantitate * Pret amnanunt iesire
DIFERENTE DE PRET IN MAGAZIN LA REDUCERI =Valorea reducerii acordate in magazin - TVA neexigibil al acestei valori  (vezi lista Stocuri / Reduceri acordate in magazine, coloana Reduceri Adaos)
TVA COLECTATA Campul Val.TVA lei
TVA NEEXIGIBILA LA MARFA IESITA =Tva neexigibila calculata la valoarea Cantitate * Pret amanunt iesire
TVA NEEXIGIBILA LA REDUCERI IN MAGAZINE =Tva neexigibila calculata la valoarea reducerii cu TVA acordata in magazin (vezi lista Stocuri / Reduceri acordate in magazine, coloana Reduceri TVA neex)
VALOARE (FARA TVA) LA PRET DE DESCARCARE DEPOZIT =CantitatePret descarcare -fara TVA (nu cel de la Magazin)
VALOARE (FARA TVA) LA PRET DE IESIRE =Cantitate * Pret vinzare - fara TVA

O schema posibila si foarte generala de contari este urmatoarea:

Problema pe care o au oamenii nu este ca tintesc prea sus si esueaza, ci ca tintesc prea jos si reusesc.” — Michelangelo Buonarroti